dossier private kwaliteitsborging
Wat u moet weten om met EKB binnen Bouwdossier aan de slag te gaan.
Onderstaand zijn de meest relevante aspecten verwoord. Het is een aardige lap tekst maar … geen nood, dat hoeft u niet allemaal te onthouden, het systeem helpt u tijdens het gebruik. Bij te zetten stappen krijgt u, waar nodig, een korte uitleg. Heeft u het eenmaal doorlopen dan is het eenvoudig.
Welkom!
Welkom binnen de online omgeving van kwaliteitsborging. U gaat de mogelijkheden van internet gebruiken, digitale bestanden, e-mail, pc en smart devices. Diverse tools staan u ter beschikking om het werken makkelijker en efficiënter te maken. Kwaliteitsborging staat niet op zichzelf. Het is wat bouwpartners verbindt om gezamenlijk het best haalbare te realiseren. Om dat voor elkaar te krijgen moet op voorhand helder zijn waar het te realiseren bouwwerk aan gaat voldoen. Met heldere rollen is duidelijk wie waar op welke manier aan werkt. In uw rol als kwaliteitsborger controleert u of het werk aan de bouwvoorschriften voldoet. Het systeem is hierbij uw houvast, het biedt structuur en een werkwijze om kwaliteit meetbaar te maken: open, transparant en reproduceerbaar. Uw vakmanschap is maatgevend voor een waardeoordeel of het werk voldoet. U vormt uw oordeel zelfstandig, onpartijdig, zonder enig financieel belang bij het te realiseren bouwwerk. Mocht er iets zijn waar u hulp bij nodig heeft, schroom dan niet uw hulptroepen in te roepen, wij helpen u graag.
Heel veel succes!
Het begin is er
- Met uw registratie in het Register Kwaliteitsborgers kan uw bevoegdheid voor gebruik van EKB worden ingesteld. Dit kunt u niet zelf. De instrumentbeheerder bepaalt de bevoegdheid.
- Bij een nieuw project selecteert u de bouwactiviteit of activiteiten. Dat is een kwestie van aanvinken. Uw bedrijfsgegevens zijn al bekend vanuit het Register Kwaliteitsborgers.
- Voer vervolgens uw projectgegevens in. Bepaalde informatie is verplicht zoals bijvoorbeeld het selecteren van uw gemeente en de exacte locatie. De status van de activiteiten wordt op een bepaald moment geautomatiseerd bij uw gemeente gemeld, u begrijpt dat duidelijk moet zijn welke gemeente het betreft.
- U kunt er voor kiezen om een test- leerproject aan te maken. Met het aanvinken blijft die status in beeld om het onderscheid te maken. Een test- leerproject valt buiten de scope van EKB-auditors en wordt niet gebruikt voor communicatie met uw gemeente. Kiest u voor deze setting dan kunt u, eventueel met andere gebruikers, wat oefenen.
- In de pilotfase is een token (code) nodig voor toegang tot het systeem. Een token wordt verstrekt aan partijen waar afspraken mee zijn gemaakt voor inzet van EKB op pilots. Ondanks dat EKB relatief eenvoudig te gebruik is, willen wij niet iedereen zomaar op het systeem ‘loslaten’, vandaar de toegang met een token.
- Er wordt direct een online projectomgeving ingeregeld en er worden, gebaseerd op de aangegeven activiteiten, inspectielijsten voor u aangemaakt.
Wat u moet weten over de werkwijze
De controlesystematiek is situatiespecifiek. Er wordt rekening gehouden met het type bouw en de risico’s. Per fase zijn de te controleren aspecten en de eisen die hiervoor gelden middels inspectielijsten aangegeven. De inspectiesystematiek is dan ook leidend. Het systeem helpt u bij het correct en volledig uitvoeren van de controlewerkzaamheden. Per inspectiepunt is aangegeven waar het onderdeel aan moet voldoen, de vereiste motivering van een waardeoordeel en bewijs van controle. Op diverse punten krijgt u te maken met vraagbomen om controleaspecten en eisen situatiespecifiek te maken. Het systeem helpt u bij het doorlopen van de vragen. De controle is gebaseerd op de minimale eisen conform de EKB. Een Bouwdossier biedt ruimte voor verslaglegging van kwaliteitsborging die de minimumeisen overstijgt.
Wat u minimaal gaat gebruiken
- Voor EKB gebruikt u in hoofdzaak de module Inspecties. De EKB-inspectiesystematiek is leidend. Onder de menuoptie Inspecties vindt u de inspectielijsten voor de fasen ontwerp en uitvoering. Relevante documenten geeft u een plek binnen Documenten. Het gebruik van Logboek en Actiepunten is optioneel. Diverse meldingen komen standaard in het Logboek. U kunt het Logboek en Actiepunten gebruiken om te sturen op voortgang en resultaat. Dit wijst zich vanzelf.
- In het werken met EKB gaat u ervaren dat functies op elkaar bouwen: functies komen in volgorde beschikbaar. Het is dan ook goed dat u op voorhand deze beknopte beschrijving met de kenmerkende EKB-aspecten even doorneemt. Voorop staat dat het systeem zorgvuldig en deskundig moet worden gebruikt als hulpmiddel in het borgen van kwaliteit.
- Wij bevinden ons in de pilotfase. Bepaalde functies worden nog aangepast en wellicht ziet u nog kleine onvolkomenheden. Wij hebben er vertrouwen in dat de primaire functies correct werken waardoor u op een waardevolle manier invulling kunt geven aan de kwaliteitsborging.
Wat u moet weten over bevoegdheden
- Gebruik van het systeem is rolspecifiek. Bent u kwaliteitsborger EKB dan kunt u de inspectielijsten gebruiken voor uw controle en de status van het werk (geautomatiseerd) bij de gemeente aangeven. Zonder deze bevoegdheid kan dat niet. Deze bevoegdheid wordt toegekend via de instrumentbeheerder.
- Het staat u vrij andere partijen toegang tot het systeem te verlenen. Dit is bijvoorbeeld handig voor het aanleveren van informatie of het delen van bestanden. Dit kan ook voor betrekken van andere partijen actief met kwaliteitsborging of toezicht. Het is uiteraard wel zaak dat u de rechten zorgvuldig instelt van personen die u toegang verleent. U kunt niet zelf de bevoegdheid ‘kwaliteitsborger EKB’ instellen.
Over Audits – Auditors
- Bij de aanmaak van uw project ziet u een EKB-auditor (of meerdere) bij de projectleden in beeld. De toewijzing van auditors kan wijzigen.
- EKB-auditors kunnen uw project raadplegen en met u communiceren.
- Eventuele audits worden in het Logboek opgenomen.
- Bij tekortkomingen kunnen auditors, de functie waarmee de beoogde verklaring ‘werk voldoet’ wordt gegenereerd, blokkeren.
En nu aan de slag!
1. Melding kwaliteitsborging met instrument EKB
- Informeer de gemeente over uw keuze om de kwaliteitsborging van de bouwactiviteiten conform de Erkenningsregeling Kleine Bouwwerken (EKB) uit te voeren.
- Gebruik hiervoor de functie ‘Kwaliteitsborging EKB’ op het dashboard. Dit is met 1 klik geregeld.
- Bewijs van de melding wordt in het Logboek opgenomen.
- De controlewerkzaamheden kunnen na het versturen van de melding beginnen.
2. Controle ontwerp
- Selecteer de inspectielijst(en) ontwerp.
- Controleer uw plan punt voor punt gebaseerd op de inspectielijst(en).
- Motiveer uw waardeoordeel en voeg bewijs toe waar dit wordt gevraagd.
- U hoeft een inspectielijst niet in één keer af te werken. Dit kan met meerdere bewerkingen. Wat wanneer is gedaan wordt bijgehouden en kunt u altijd achteraf nog raadplegen met de functie ‘Toon versies’.
- De statusindicator per inspectielijst geeft aan hoe ver u bent. Een inspectielijst met een akkoord op de toepasselijke punten is groen.
- Per inspectielijst dienen de toepasselijke punten allen akkoord te zijn. Zijn er nog punten niet akkoord of nog open dan kunt u niet verder.
- Voldoet het ontwerp, is motivering en bewijs toegevoegd dan dient de controle van het ontwerp te worden afgesloten met een melding aan de gemeente via Bouwdossier.
- De functie hiervoor (op het dashboard) komt beschikbaar bij een akkoord op alle toepasselijke inspectiepunten. Dit is met 1 klik geregeld.
- Bewijs van de melding wordt in het Logboek opgenomen.
- Vanaf dat moment kunt u de inspectielijst(en) ontwerp niet meer wijzigen. Het moet duidelijk zijn waar uw melding op ziet. Dit kan alleen als de status van de inspectielijsten wordt bevroren.
3. Melding start bouw
- De functie hiervoor (op het dashboard) komt beschikbaar als de controle van het ontwerp is voltooid en dit via Bouwdossier is gemeld aan de gemeente.
- Het moment van melding bepaalt u zelf. Dit moet uiteraard tijdig. Dit is met 1 klik geregeld.
4. Controle uitvoering
- De werkwijze is vergelijkbaar met de controle ontwerp.
- Voor de controle uitvoering gebruikt u de inspectielijst(en) uitvoering.
- Controleer uw plan punt voor punt gebaseerd op de inspectielijst(en).
- Motiveer uw waardeoordeel en voeg bewijs toe waar dit wordt gevraagd.
- U hoeft een inspectielijst niet in één keer af te werken. Dit kan met meerdere bewerkingen. Wat wanneer is gedaan wordt bijgehouden en kunt u altijd achteraf nog raadplegen met de functie ‘Toon versies’.
- De statusindicator per inspectielijst geeft aan hoe ver u bent. Een inspectielijst met een akkoord op de toepasselijke punten is groen.
- Per inspectielijst dienen de toepasselijke punten allen akkoord te zijn. Zijn er nog punten niet akkoord of nog open dan kunt u niet verder.
- Voldoet de uitvoering, is motivering en bewijs toegevoegd dan dient de controle van de uitvoering te worden afgesloten met een melding aan de gemeente via Bouwdossier. Dit is de melding ‘werk voldoet’.
- De functie hiervoor (op het dashboard) komt beschikbaar bij een akkoord op alle toepasselijke inspectiepunten. Dit is met 1 klik geregeld.
- Bewijs van de melding wordt in het Logboek opgenomen.
- Vanaf dat moment kunt u de inspectielijst(en) uitvoering niet meer wijzigen. Het moet duidelijk zijn waar uw melding op ziet. Dit kan alleen als de status van de inspectielijsten wordt bevroren.
5. Dossiervorming
- Via de inspectielijsten wordt u gewezen op de volledigheid van informatie ten behoeve van uw bouwdossier.
- In het werken met de inspectielijsten kunt u verwijzen naar documenten die u opneemt. Uw dossier omvat minimaal:
- omgevingsvergunning
- tekeningen / ontwerp en de ‘as built’ tekeningen
- berekeningen
- beschrijving van het werk
- bouwplantoets (indien van toepassing)
- Uw dossier kunt u na het genereren van de melding ‘werk voldoet’ blijven aanvullen.
- Informatie waar de diverse verklaringen betrekking op hebben kunt u niet meer wijzigen.
- Bevoegd gezag kan uw dossier indien nodig raadplegen.
- Zijn de zaken op orde dan is er een keurig asbuiltdossier waar de gebruiker in de verdere levenscyclus plezier van heeft.
- De informatie blijft veilig online beschikbaar.
Wat is in ontwikkeling?
Koppelingen
Koppelingen met Bouwapplicatie, Ed Controls en Snagstream. Inspectiewerkzaamheden met deze tools kunnen binnenkort volledig geautomatiseerd in het dossier worden opgenomen. Dit kan door eenmalig een koppeling in te stellen. Informatie kan vervolgens worden gekoppeld aan de EKB inspecties.
Het publiek lijsten van EKB werken
Een kwaliteitsborger kan zijn of haar werk niet anoniem uitvoeren. Het moet duidelijk zijn wie welk werk onderhanden heeft, wat de status hiervan is en wat inmiddels is afgerond. Deze informatie is voor meerdere partijen van belang. De inhoud van dossiers wordt niet publiek. Alleen geautoriseerden, zoals de vergunninghouder, EKB-auditors en bevoegd gezag kunnen dossiers raadplegen.
Op ons wensenlijstje dus bijna al in ontwikkeling
Tool brandveiligheid
Wij verkennen de mogelijkheid voor een tool om de controle op brandveiligheid tijdens de gebruiksfase te organiseren. Dit is relevant voor de hogere gevolgklassen. Hierbij richten wij ons, vergelijkbaar met EKB, op een inspectiemethode toegesneden op het type bouwwerk en risico’s. Wij willen de gebruiker van een bouwwerk met een dergelijke tool helpen bij het periodiek controleren van relevante brandveiligheidsaspecten. Of en hoe dit wordt gedaan kan door de brandweer op afstand worden gevolgd. Voor de brandweer wordt hiermee inzichtelijk of de gebruiker van een bouwwerk structureel aan brandveiligheid werkt en hoe. Deze informatie is van belang voor de wijze waarop het toezicht door de brandweer wordt uitgeoefend. Achterliggende gedacht bij de ontwikkeling is uiteraard dat een dossier vanuit de realisatie voor de verdere levenscyclus van belang is. Met relevante tools wordt dit gebruik vanzelfsprekend.
Het ‘rijker maken’ van het Register Kwaliteitsborgers
Buiten het lijsten van personen en bedrijven die werkzaamheden private kwaliteitsborging verzorgen, of hiervoor in aanmerking willen komen, is het logisch meer mogelijkheden te gaan bieden om in contact te komen met kwaliteitsborgers en het matchen van vraag en aanbod. Daar willen wij t.z.t. functionaliteiten voor gaan bieden.
Tools beheer en onderhoud
Vergelijkbaar met een tool voor brandveiligheid zijn tools voor beheer en en onderhoud van belang voor de verdere levenscyclus. Een bouwdossier heeft en behoudt waarde als het in iedere fase relevant kan worden gebruikt. Daar willen wij dan ook in gaan voorzien.
Tot slot
Onze gebruikers komen met nuttige tips en suggesties. Die gebruiken wij om het systeem beter te maken en nieuwe waardevolle functionaliteiten te ontwikkelen. Belangrijk is dat het systeem niet op zichzelf staat. Er is een grote verwevenheid met andere applicaties. We houden de ogen dan ook open voor relevante koppelingen, samenwerkingen, al die zaken die u kunnen helpen bij uw werk en de gezamenlijke inzet op het best haalbare.
Heeft u nog vragen? Kijk eerst even of uw vraag bij de FAQ van Bouwdossier of de FAQ van het Register Kwaliteitsborgers is opgenomen. Staat uw vraag er niet bij, mail of bel dan even.
Pieter Plass