De verhuizing voorbereiden en alles wat daarbij komt kijken is niet iets wat straks nog ‘even’ moet worden geregeld: het is een project op zich en moet ook als zodanig worden geleid en uitgevoerd.
Dit verzorgt de verhuiscoördinator voor u.
De verhuiscoördinator kan daarnaast ook een adviserende rol vervullen bij te maken keuzes en het doelmatig inrichten van faciliteiten. Hij zorgt ervoor dat alle contracten met betrekking tot de faciliteiten worden afgestemd op de nieuwe situatie. Dit betekent op tijd opzeggen wat niet meer aan de orde is, contracten aanpassen of nieuwe contracten aangaan.
Afstemming met het bouwproces
Naarmate het moment van verhuizen dichterbij komt wordt de zienswijze op het daadwerkelijke gebruik concreter. Met voorschrijdend inzicht kunnen er inmiddels wat uitgangspunten zijn gewijzigd. Het is dan ook goed te controleren of de wensen en eisen van de gebruiker stroken met de voorgenomen realisatie.
De voorbereidingen voor de verhuizing zullen al maanden voor de oplevering beginnen. Zo zullen de inrichtingstekeningen naast de installatietekeningen worden gelegd om te zien of alle gewenste aansluitingen en voorzieningen voor de losse installaties en apparaten aanwezig zijn en op de juiste manier zullen gaan functioneren. Eventueel kunnen er nog tijdens het reguliere bouwproces aansluitpunten worden verlegd of worden toegevoegd. Hoewel dit kan resulteren in meerwerk verdient dit toch de voorkeur boven het achteraf moeten treffen van voorzieningen.
De verhuiscoördinator fungeert hier als schakel tussen de toekomstige gebruiker en de uitvoerende partijen.
Planning voorbereiding
Er wordt in een vroeg stadium een planning opgesteld. Hierin zijn de beslismomenten voor eventuele bestellingen, de geplande leveringen en de uit te voeren werkzaamheden opgenomen. Offertetrajecten en levertijden kunnen erg lang zijn. Het is dan ook zaak op tijd met de voorbereidingen te beginnen.
De gebruiker is uiteraard zelf verantwoordelijk voor het maken van keuzes en het plaatsen van bestellingen. Het is echter de taak van de verhuiscoördinator om de planning te bewaken en iedereen, inclusief zijn eigen opdrachtgever, op zijn rol en verantwoordelijkheden in de verhuizing te blijven wijzen om zo het proces in goede banen te leiden.
De verhuiscoördinator fungeert hier als projectleider en stuurt zowel de toekomstige gebruiker als de leveranciers aan.
Inventarisaties
Er worden inventarisaties gemaakt van meubilair, apparaten en installaties en er wordt bepaald of zaken worden afgevoerd, meeverhuisd, uitgebreid in aantal of volledig nieuw worden aangeschaft. In de planning is uiteraard rekening gehouden met de doorlooptijd van deze inventarisaties.
De verhuiscoördinator fungeert hier als leidende persoon, hij zorgt ervoor dat betrokken partijen tijdig de vereiste informatie aanleveren en stemt activiteiten op elkaar af.
Draaiboek verhuizing
Nog voor de verhuizing wordt er een draaiboek opgesteld waarin de leveringen en werkzaamheden zijn benoemd: wie doet wat, wanneer en hoe. Vaak wordt in dit stadium samengewerkt met een coördinator van het verhuisbedrijf.
Tijdens de verhuizing is de verhuiscoördinator er om eventuele problemen direct op te lossen.
Oplevering
Samen met de nieuwe bewoner wordt de verhuizing geëvalueerd. Eventuele problemen en tekortkomingen worden benoemd en de oplossingen in overleg bepaald. De verhuiscoördinator ziet toe op een correcte en spoedige realisatie daarvan.
